Bestellungen synchronisieren

Betrifft folgende Versionen:
JTL 2.0 MC 2.0

Letzte Änderung: 14.11.2016 13:54

Zustands- und Statusverwaltung in Magento

Magento unterscheidet bei der Bestellabwicklung grundsätzlich zwischen dem allgemeinen Zustand einer Bestellung und deren Status. Der Zustand (engl.: state) enthält dabei die maßgeblichen Informationen über die Bestellung, während der Status (engl.: status) weitere Detailinformationen enthält. Eine englischsprachige Erklärung hierzu findet sich in der Magento Knowledge Base.

Bestellexport

Die Bestellungen werden über den Cronjob regelmäßig aus dem Magentosystem durch eCI Magento exportiert. Ausschlaggebend für den Export sind der Zustand und der Status der Bestellungen: exportiert werden alle Bestellungen, die im Zustand „pending“, „processing“ und – zur Unterstützung der Zahlungsart „Sofortüberweisung“ über das vom Hersteller bereitgestellte Plugin – dem Zustand „sofort“ mit Status „processing“ sind. Explizit von einer Bestellübergabe ausgenommen sind die folgenden Bestellzustände:

  • Status „processing_eci“. Somit wird verhindert, dass eine Bestellung doppelt an die Warenwirtschaft übergeben wird.
  • Zustand „sofort“ ohne Status „processing“. Somit wird erreicht, dass eine Bestellung, die über das Plugin „Sofortüberweisung“ abgewickelt wird, erst dann übergeben wird, wenn sie vom Plugin als bezahlt an den Shop zurückgemeldet wird. Dadurch wird verhindert, dass noch nicht bezahlte Bestellungen an die Warenwirtschaft übergeben werden und möglicherweise irrtümlich ausgeliefert werden.
Hinweis
Um Bestellungen korrekt aus dem Magentosystem zu exportieren, muss der Bestellstatus „processing_eci“ in Magento angelegt sein.

Der Status der Bestellungen ist ausschlaggebend, ob die Bestellung als „bezahlt“ exportiert wird oder nicht. Aus diesem Grund sollten Sie genau darauf achten, wie Ihre Zahlarten bezahlte Bestellungen markieren. Dazu sollten Sie bei der jeweiligen Erweiterung oder Zahlungsart weitere Informationen finden. Die Abbildung zeigt exemplarisch die entsprechende Konfiguration für die Zahlungsart „Sofortüberweisung“.

eCI Magento: Bestellstatus zuweisen

Abbildung (Magento):
Bestellstatus zuweisen (am Beispiel Sofortüberweisung)

Alle Bestellungen, die in einem der Zustände „pending“, „processing“ oder in dem Zustand „sofort“ mit dem Status „processing“ markiert sind, werden vom eCI als bereits bezahlte Bestellungen exportiert und auch so in die Warenwirtschaft importiert. Für Einzelheiten siehe auch die folgende Tabelle:

Bestellinformationen Exportiert als bezahlt?
Zustand Status
new (alle außer „processing_eci“ und „complete“) Nein
processing (alle außer „processing_eci“ und „complete“) Ja
sofort processing Ja
sofort (alle außer „processing“) Nein

Nach dem Export der Bestellungen werden die verarbeiteten Bestellungen wie in der Abbildung „Kommentarverlauf nach erfolgreicher Bestellung durch eCI Magento“ sowie in der Abbildung „Bestellübersicht nach Verarbeitung durch eCI Magento“ unten dargestellt in den Zustand „processing“ und den Status „processing_eci“ gestellt und somit bei weiteren Verarbeitungen der Bestellungen nicht mehr berücksichtigt.

Erneute Übertragung einer bereits aus Magento exportierten Bestellung

Standardmäßig bietet Magento keine Möglichkeit, den Status und Zustand einer Bestellung umfassend manuell zu beeinflussen.

Um eine Bestellung aus Magento erneut zu übertragen, gibt es daher ab Version 1.6 der Schnittstelle die Möglichkeit, den Bestellstatus und –zustand manuell zu ändern, so dass die Bestellung erneut für die Übertragung durch eCI markiert werden kann. Diese Änderung der Bestellinformationen kann über das Menü unter dem Punkt „eCommerce Integrator > Bestellverwaltung“ erreicht werden. Hier werden alle Bestellungen aufgelistet sowie deren aktueller Bestellzustand und –status. Durch Klick auf den Link „Bearbeiten“ bei der einzelnen Bestellung kann dies individuell angepasst werden, wie in der Abbildung unten gezeigt.

Bitte beachten Sie, dass bei dieser Änderung von der Schnittstelle keine Gültigkeitsprüfung durchgeführt wird und somit potentiell in Magento nicht unterstützte Kombinationen eingerichtet werden könnten. Als Orientierungshilfe können Sie die oben beschriebenen Kombinationen aus Bestellstatus und –zustand verwenden.

eCI Magento: Bestellstatus ändern

Abbildung (Magento):
Änderung des Bestellstatus

Übernahme von Rabatten und Gutscheinen

Ab Version 1.6 der Schnittstelle können Rabatte und Gutscheine aus Magento übernommen werden. Diese werden an JTL-Wawi als gesonderte Bestellposition übergeben. Bei der Übergabe werden weiterhin unterschiedliche Steuersätze für die bestellten Artikel berücksichtigt.

Hinweis
Das eCI Modul unterstützt derzeit nur einen Rabatt oder Gutschein pro Warenkorb. Wenn mehrere Rabatte oder Gutscheine auf einen Warenkorb angewendet werden, kann dies zu Fehlern führen.
Bei dem Export von Rabatten und Gutschein werden diese nicht auf die berechneten Versandkosten angewendet.

eCI Magento: Kommentarverlauf

Abbildung (Magento):
Kommentarverlauf nach erfolgreicher Bestellung durch eCI Magento

eCI Magento: Bestellübersicht

Abbildung (Magento):
Bestellüberwicht nach Verarbeitung durch eCI Magento

Bestellimport in JTL-WaWi

Zum Import von Bestellungen aus Magento in die JTL-WaWi existieren zwei Möglichkeiten:

  1. Durch Einrichtung eines Jobs in der eCI Zeitplanung werden die Bestellungen aller in eCI JTL-WaWi definierten Shops automatisch durch die Windows-Aufgabenplanung in einem bestimmten Zeitintervall aus dem Onlineshop abgeholt und als Webshopbestellung in JTL-Wawi importiert. Somit werden Bestellungen auch dann aus dem Shop abgeholt, wenn Sie gerade nicht aktiv vor dem Rechner sitzen. Weitere Informationen zur Automatisierung des Bestellabgleichs finden Sie im Kapitel "Abgleiche automatisieren"
  2. Durch den manuellen Import der Bestellungen über die grafische Benutzeroberfläche des Moduls eCI JTL WaWi. Klicken Sie dazu im Hauptmenü von eCI JTL-Wawi auf die Schaltfläche Abgleich starten und wählen Sie anschließend der Shop, für den Sie die Bestellungen importieren möchten und als Aufgabe „Bestellimport“ aus. Beginnen Sie den Bestellimport mit einem Klick auf Abgleich starten.

Unabhängig von der oben verwendeten Methode werden alle Bestellungen in der JTL-WaWi als Webshopbestellung unter dem Punkt „Onlineshop“ zwischengespeichert, wie in den untenstehenden Abbildungen zu sehen. Es erfolgt an dieser Stelle noch keine Auftragserstellung und somit auch noch keine Änderung des Lagerbestands in JTL-Wawi.

Ab erfolgtem Bestellimport durch eCI JTL-WaWi erfolgt die weitere Verarbeitung der Bestellungen innerhalb der Warenwirtschaft. Sie erreichen die Bestellungen, indem Sie in der JTL-WaWi den Button „Onlineshop“ betätigen. Anschließend öffnet sich das Fenster „Onlineshop-Abgleich“. Da dieser bereits außerhalb von JTL-Wawi durchgeführt wurde, können Sie dieses Fenster durch Klick auf den Button „Schließen“ ignorieren.

JTL-WaWi: Onlineshop-Abgleich

Abbildung (JTL-WaWi 1.1):
Onlineshop-Abgleich

JTL-WaWi: Onlineshop-Bestellungen

Abbildung (JTL-WaWi 1.1):
Onlineshop-Bestellungen

Übernommene Daten bei Bestellimport

Bei Übergabe von Bestellungen aus dem Webshop an JTL-Wawi werden die folgenden Daten übernommen:

  • Kundeninfo: Anschrift und Lieferadresse des Kunden. Die Übernahme und Zuordnung der Kundendaten erfolgt durch JTL-WaWi und kann daher von der Schnittstelle nicht beeinflusst werden.
  • Auftragsdaten
    • Bestellnummer: generiert durch JTL-Wawi.
    • Bestelldatum: Wird aus der Bestellung importiert.
    • Lieferart: Wird als Freiposition zur Bestellung hinzugefügt und in den Feldern „Anmerkungen“ und „Sonstiges“ hinterlegt. Mehr dazu im Abschnitt „JTL WaWi Anmerkungen und Hinweise“ weiter unten.
    • Zahlungsart: Wird in den Feldern „Hinweis“ und „Anmerkungen“ hinterlegt. Mehr dazu im Kapitel "Konfiguration eCI JTL-WaWi" im Abschnitt „Benennung von Zahlungsarten“.
    • Transaktionsnummer: Hinterlegt in den Feldern „Hinweis“ und „Anmerkungen“, falls im Shop vorhanden und unterstützt.
    • Billsafe-Daten: Für die Zahlungsart „Billsafe“ werden spezielle Daten benötigt, die im Feld „Hinweis“ hinterlegt werden.
    • Webshop: Wird im Feld „Webshop“ hinterlegt.
    • Kommentar: Hinterlegt in den Feldern „Hinweis“ und „Anmerkungen“.
  • Auftragspositionen: Hier wird zwischen drei Arten von Positionen unterschieden.
    • Artikelposition: Anhand der Artikelnummer werden die Daten des Artikels geladen und importiert. Beim Bestellimport wird der Nettopreis der Artikelposition verwendet. Die Berechnung des Bruttopreises wird durch JTL-WaWi durchgeführt.
    • Freitextposition: Falls ein Artikel in der Warenwirtschaft nicht vorhanden ist, wird dieser als Freiposition eingefügt. Für diesen Artikel wird daher keine Artikelnummer hinterlegt und es wird kein Lagerbestandsabgleich durchgeführt.
    • Versandposition: Alle Versandarten und die Zahlungsart „Nachnahme“ werden als Versandposition angelegt.

Übernahme von Bestellungen in Aufträge

Um Bestellungen aus dem Webshopabgleich in Aufträge übernehmen zu können, gibt es zwei Möglichkeiten.

  1. Manuelle Übernahme der Bestellungen im Webshopabgleich in der JTL-Wawi durch den Button „Übernehmen“. An dieser Stelle ist es auch möglich, die importierten Kundendaten bereits bestehenden Kunden zuzuordnen.
  2. Automatische Auftragsübernahme mit dem JTL Hintergrunddienst. Der Hintergrunddienst arbeitet völlig eigenständig und ist manchmal nicht in der Lage Kundendaten bereits vorhandenen Kunden zuzuordnen. Dies ist aber jederzeit Nachträglich über den Punkt „Kunden“ in der Warenwirtschaft möglich. Mehr Informationen zur Einrichtung des Hintergrunddienstes entnehmen Sie bitte dem Abschnitt „Einrichtung des JTL-Hintergrunddienstes zur Bestellübernahme“.

Einrichtung des Hintergrunddienstes JTL-Worker zur Bestellübernahme

Um Bestellungen vollkommen automatisch in Aufträge zu wandeln, bietet JTL den Hintergrunddienst an. Diesen Dienst erreichen Sie über Admin → JTL-Worker aus dem Menü von JTL-Wawi. Bei Aufruf erscheint das Fenster zur Konfiguration des JTL-Hintergrunddienstes, wie in der Abbildung gezeigt.

JTL-WaWi: Hintergrunddienst JTL-Worker

Abbildung (JTL-WaWi 1.1):
JTL-Worker Hintergrunddienst

Dort können Sie unter dem Punkt „JTL-Worker“ das Intervall für die Ausführung des Dienstes bei diesem Mandanten einstellen. Nach einem Neustart der JTL-WaWi ist der Hintergrunddienst aktiv. Falls dies nicht der Fall ist, starten Sie den „JTL-Worker“ über Ihr Windows Startmenü.

Hinweis
Zwischen den JTL-WaWi Versionen 1.0.9.3 und 1.1.4.7 befanden sich Versionen, in welchen es nicht möglich war, Webshopbestellungen die über den eCommerce Integrator importiert wurden, automatisch in Aufträge zu wandeln. 

Weiterbearbeitung von Aufträgen

Nach der Übernahme der Online-Bestellungen in Aufträge können diese in JTL-Wawi unter dem Menüpunkt „Verkauf“ weiter bearbeitet werden, wie in der untenstehenden Abbildung gezeigt.

JTL-WaWi / Verkauf: Auftragsübersicht

Abbildung (JTL-WaWi 1.1):
Verkauf: Auftragsübersicht

Die untenstehende Abbildung zeigt eine korrekt über die Schnittstelle in die JTL-WaWi übertragene Webshopbestellung.

JTL-WaWi / Verkauf: Auftragsdetails

Abbildung (JTL-WaWi 1.1):
Verkauf: Auftragsdetails
Hinweis
Das Feld für die Versandart im Auftrag wird in JTL-Wawi nicht ausgewählt und bleibt im Gegensatz zur Zahlungsart leer. Dieses Verhalten ist so von JTL vorgesehen und kann von der Schnittstelle nicht beeinflusst werden.

JTL WaWi Anmerkungen und Hinweise

Die Felder „Anmerkungen“ und „Sonstiges“ werden von der Schnittstelle mit Ausnahme der Daten für die Zahlungsart „Billsafe“ identisch gefüllt. Dieser redundanten Eingabe liegt eine Eigenart von JTL WaWi zu Grunde. Wie im Kapitel "Benennung von Zahlungsarten in JTL-Wawi" beschrieben wird das Feld „Anmerkungen“ nach korrekter Zuordnung der Zahlungsart komplett gelöscht. Um zu gewährleisten, dass alle wichtigen Informationen erhalten bleiben, werden diese parallel im Feld „Sonstiges“ gespeichert.

Bezahlte Bestellungen

Wenn aus Magento eine Bestellung mit dem Status „bezahlt“ importiert wird, wird diese Bestellung mit einer Zahlung in Höhe des gesamtfälligen Betrags versehen. Diese Zahlung enthält zur Nachvollziehbarkeit die Transaktionsnummer der Bestellung.

Info
Mit der Version 1.6 ist es möglich über die eCI Einstellungen in Magento den Export des Bestellstatus zu deaktivieren. Weitere Informationen hierzu im Magentokapitel "Konfiguration von Bezahlinformationen"