Elektronische Rechnungen archivieren - GoBD ab 01.01.2017 voll wirksam
1. Januar 2017
Autor:
Bernhard Sirl
ehem. Geschäftsführer
Seit Mitte 2011 dürfen Rechnungen auch elektronisch versendet werden - dem Steuervereinfachungsgesetz sei Dank.
Was auf der einen Seite Abläufe vereinfacht und Kosten spart, ist auf der anderen Seite aber auch mit Pflichten verbunden, die seit dem 01.01.2017 nun gesetzlich verpflichtend sind.
Denn das Thema hat es durchaus in sich: Elektronische Rechnungen, sowie E-Mails mit Rechnungsanhang, müssen auch elektronisch archiviert werden. Die Aufbewahrung rein als Papierausdruck ist nicht zulässig und führt zum Verlust des Vorsteuerabzugs.
Um nicht in die Situation zu kommen, gegen die Aufbewahrungspflichten zu verstoßen und dabei eine Ordnungswidrigkeit zu begehen, sind einige Anforderungen an die Art und Weise der elektronischen Archivierung gestellt.
Die Grundlage: GoBD
Die GoBD, oder "Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung auf Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff", ist eine Sammlung von Verordnungen des Finanzministeriums, in welchen festgelegt ist, wie die "Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB)" durch Softwaresysteme umgesetzt sein müssen. Diese Verordnung gilt seit dem 01.01.2017 verbindlich - die Schonfrist zur Einführung entsprechender Verfahren ist abgelaufen.
Was muss beachtet werden?
Grundsätzlich müssen alle elektronischen, aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen, insbesondere steuerrelevante Daten, den Anforderungen der GoBD hinsichtlich Datensicherheit, Unveränderbarkeit, Aufbewahrung und maschinellen Auswertbarkeit genügen. Die eingesetzten IT-Systeme sind ebenfalls in dieser Richtung zu prüfen, Regelungen zum Datenzugriff sind zu treffen und die betroffenen Prozesse sind in Form von Verfahrensanweisungen im Unternemen zu dokumentieren.
Was ist konkret bei elektronischen Rechnungen zu beachten?
Alle Rechnungen (unabhängig davon, ob papiermäßig oder elektronisch) sind nach § 14b UStG zehn Jahre lang aufzubewahren. Während dieser Zeit müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein.
Elektronische Rechnungen müssen
im selben Format archviert werden, in welchem sie eingegangen sind (PDF als PDF, E-Mail als E-Mail, Datensatz als Datensatz) - eine Umwandlung, beispielsweise in eine Bilddatei, ist nicht zulässig.
während der kompletten Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar, unveränderbar und maschinell auswertbar sein.
Um diese Vorschriften einzuhalten, kommen Sie um den Einsatz einer revisionssicheren, digitalen Dokumentenablage nicht herum. Da eine papiermäßige Rechnung sehr wohl als Scan (z.B. PDF) aufbewahrt werden darf, können Sie durch die Einführung einer digitalen Dokumentenablage Ihre innerbetrieblichen Abläufe sogar verbessern.
GoBD vs. EU-DSGVO
Im Zuge der Wirksamkeit der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) ab 25. Mai 2018 möchten wir Sie in diesem Zuge ebenfalls auf die neuen Informationspflichten hinweisen, die für eine DSGVO-konforme Datenverarbeitung und -speicherung erforderlich sind. Hierzu haben wir insbesondere für Website-Betreiber einen entsprechenden Artikel verfasst, den Sie hier einsehen können.
